نتحدث كثيرا عن إدارة المشاريع وإدارة الأعمال وإدارة الموارد لكن أحداً لا يتحدت البتة عن إدارة المعلومات رغم حاجتنا لها في ايامنا هذه التي تنهال فيها المعلومات علينا من كل مكان. وعندما يأتي ذكر المعلومات فلا نذكر كيف نديرها بل نتحدث عن تقنية المعلومات ونظم المعلومات وهندسة المعلومات لكن إدارة المعلومات شئ غائب عن الأذهان.
المعلومات هي ثروة هذا العصر ولا تملك منشأة أو شركة أو حتي فرداً عادياً في المجتمع الحياة دون معلومات. فالقدرة على إتخاذ القرار والتخطيط وإدارة الأزمات وتسيير الأعمال وحتى الترفيه كلها نشاطات تعتمد إعتماداً كليا على المعلومات, فكلما توافرت كلما نجحت المهمة. لذلك أصبح من يملك المعلومة قادر على التحكم والسيطرة والحصول على الثراء وما جوجل الا مثالاً صارخاًً على ذلك.
ونتيجة لتلك الأهمية التى تحظى بها المعلومات ونظرا لغزارتها والتي تتدفق علينا كل يوم من كل حدب وصوب أصبحت إدارتها أمراً ملحا لا غنى عنه, وإلا فلن تستطيع الإستفادة من هذا الكم الهائل من المعلومات وستضيع هباءا منثورا بل وقد تفقدها وقد تكون أثمن ما تملك.
وتنقسم المعلومات الى نوعين رئيسيين لا يستغني أحدهما عن الأخر وهما المحتوى والبيانات. فالمحتوى هي المعلومات غير المنظمة كالمستندات والوثائق والبريد الإلكتروني ونحوها, أما البيانات فهي المعلومات المنظمة المحفوظة في قواعد بيانات منظمة يتم إدارتها عادة من أنظمة معلوماتية كالأنطمة المحاسبية والمالية والموظفين ونحوها. وباعتبار أن المحتوى يمثل أغلبية المعلومات سواء للأفراد أو الشركات فإن إدارة المعلومات تُعنى أساسا بها وبترابطها مع البيانات لتقديم المعلومة المناسبة في الوقت المناسب وللشخص المناسب.
تفقد المعلومات قيمتها مالم تصل لمن يحتاجها في الوقت المناسب والمكان المناسب
ويعني علم إدارة المعلومات بما يلي:
1- العمل على التأكد من وصول المعلومات لمن يحتاجها في الوقت الذي يحتاجها فيه من خلال أدوات ووسائل الوسول كالبوابات الإلكترونية وأجهزة الموبايل وغيرها من الوسائل.
2- توفير بيئة مناسبة لتشارك المعلومات بين العاملين عليها عبر أدوات التشارك كالمنتديات والمدونات والشبكات الإجتماعية.
3- توفير أدوات البحث المناسبة التي تساعد الأخرين على الوصول للمعلومة أينما كانت داخل المنشأة أو حتى خارجها.
4- العمل على تحليل المعلومات المتوافرة لتساعد على تطوير العمل وتجنب المخاطر وإتخاذ القرار.
5- حماية المعلومات والحفاظ على سريتها وملكيتها من خلال أنظمة وأدوات الحماية الإلكترونية كأدوات التشفير والتوقيع الإلكتروني وأنظمة إدارة السجلات .
6- أتمتة الأعمال المرتبطة بالمعلومات لتوفير الوقت والجهد اللازم لإنجازها أو إنتاجها أو عرضها.
7- المساعدة في فهرسة وتصنيف المعلومات وهندستها بشكل علمي إعتماداً على لإحتياجات الأساسية للمستخدمين لها فتسهل عملية الوسول المباشر للمعلومة وقت الحاجة.
8- عرض المعلومات بالشكل الملائم لطبيعة من يحتاجها سواء عبر الويب أو الأجهزة المتنقلة وذلك بغستخدان الرسوم البيانية والتقارير ونحوها.
9- توفير الوسائل المناسبة لجلب المعلومات وتجميعها من مصادرها المختلفة سواء الإلكترونية أو الورقية وفلترتها وفقا للحاجة
10- المساعدة في وضع السياسات الملائمة لإدارة المعلومات بالشكل المطلوب وبما يضمن حمايتها وتوفرها بشكل دائم.
11- أرشفة المعلومات لوقت طويل وحفظها بشكل أمن على أجهوة التخزين الإلكترونية لإستعادتها عند الحاجة.
12- إدارة التغيير بتدريب العاملين على غنتاج المعلومات أو من يستخدمها على التعامل مع التقنيات الحديثة للوسول للمعلومة.
لم يعد الحديث عن المحتوى فقط أمرا مقبولا فالحاجة للبيانت الى جانب المعلومات أمر لابد منه ليساعد على توفير معلومة متكاملة غير منقوصة.
